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전자문서시스템 운영 방침

제정 2015. 01. 05

개정 2017. 12. 18

제1조(목적)

본 방침은 인천대학교 그룹웨어 시스템(이하'전자문서시스템'이라 한다.)을 이용하는 절차와 그 기준을 정함을 목적으로 한다.


제2조(정의 및 기능)

① 전자문서시스템은 조직 내의 컴퓨터 이용자들이 통신망으로 연결된 개인 컴퓨터를 통해 서류 작성, 결재, 문서 보관 등의 업무를 그룹 단
    위의 작업으로 연계할 수 있도록 지원하기 위한 정보시스템을 말한다.
② 전자문서시스템은 합리적인 공문서 수발신을 통하여 업무의 효율성을 증대시키고 효율적 문서관리를 지원하며, 전자우편, 전자결재, 문
    서보관 등의 기능이 있다.


제3조(이용 조건)

① 인천대학교 구성원으로서 대학정보시스템에 교원 및 직원 인사정보에 등록된 자를 대상으로 한다.
② 기타 직원의 경우에는 임용 부서에서 통합정보시스템에 기타인력으로 등록 후, 정보전산원으로 정보시스템 사용신청서, 보안서약서를 제출하면 익일부터 이용할 수 있다. <개정 2017.12.18.>
③ 이용자가 보직 등과 같이 여러 부서에서 업무를 수행할 때는 다수의 계정을 가질 수 있다.
④ 이용자의 인사 변동이 있는 경우 공문의 발령사항을 기준으로 처리하며, 기타 직원 등의 변동사항은 해당 부서의 기관장이 이를 정보전산
    원에 통보하여야 한다.


제4조(계정관리)

① 전자문서시스템 이용 기간은 이용자 재직기간으로 한다.
② 인사나 겸직 해제로 인한 부서의 권한이 상실되면, 권한 상실된 부서의 모든 자료가 삭제되므로 필요한 자료는 개인이 백업ㆍ관리하여야
    한다.
③ 이용자 퇴직, 전출 등과 같이 학교 구성원으로서의 권한이 상실되면 이용자 아이디는 삭제하는 것을 원칙으로 한다.
④ 부서 이용자 변경 시 부서관리자는 즉시 관리자에게 변경 사항을 통보하여야 한다.


제5조(비밀번호 변경 및 관리)

① 이용자는 개인의 비밀번호 관리에 대한 책임이 있으며, 전자문서시스템 비밀번호는 포털 비밀번호로 한다.
② 결재암호는 환경설정의 결재암호변경에서 변경이 가능하다.
③ 보안메일의 비밀번호는 포털 비밀번호로 한다.
④ 결재암호 분실 시 관리자에게 메일로 결재암호 초기화를 요청할 수 있다.


제6조(이용자 메일 이용 및 관리)

서비스의 원활한 이용을 위한 이용 제한은 다음 각 호의 사항에 따른다.
① 1회 송수신 되는 용량은 대외문서 붙임문서 6MB, 내부결재 붙임문서 100MB, 메일첨부 30MB 이내로 제한한다.
② 전자우편 메일 사서함은 300MB로 한다.
③ 1년이 지난 메일은 자동적으로 삭제되므로, 개인이 별도 보관하여야 한다.


제7조(관리자 직무 및 관리범위)

① 관리자는 운영방침에 따라 전자문서시스템을 관리 운영하며, 필요한 경우 이용자교육을 실시할 수 있다.
② 관리자는 전자결재, 문서유통 및 저장시스템의 관리 및 운영을 담당한다.
③ 관리자는 서버, 클라이언트 S/W 설치와 운영을 담당한다.
④ 관리업무는 정상적인 운영, 장애사항의 신속한 처리, DB의 안정성을 유지하고 시스템의 지속적인 개선을 통하여 대학의 업무효율을 향상
    시키는 것을 원칙으로 한다.


제8조(전자문서 관리)

① 전자문서의 통제는 사무분장규정에 의거 총무팀이 주관 부서가 되며, 정보전산원에서는 전자문서시스템을 관리ㆍ운영한다.
② 관리자는 원활한 운영을 위하여 부서관리자를 지정할 수 있다.
③ 부서관리자는 부서원 및 부서 연동대장을 관리하여야 한다.
④ 각 부서의 장은 기록물관리자를 지정하여 부서의 기록물철을 관리하여야 한다.
⑤ 기록물관리자는 기록물철 업무담당자를 지정하여야 하며, 업무담당자는 해당 기록물철을 관리ㆍ운영하여야 한다.
⑥ 기록물관리자는 부서업무에 따라 기록물철을 생성ㆍ관리한다.
⑦ 부서의 수신담당자는 수신 문서에 대한 문서함, 결제선, 공람, 담당자지정 등을 지정하여 문서를 접수하여야 한다.
⑧ 부서의 발송담당자는 생산문서의 결재가 완료되면 문서를 발송하여야 하며, 부서의 관인 및 부서장의 서명을 관리한다.


제9조(부서 생성 및 관리)

① 부서 생성 및 변경 시 관리자는 행정표준코드관리시스템에 변경사항대로 부서코드를 등록한다.
② 관리자는 부서코드를 받아 전자문서시스템에 적용하여야 한다.
③ 총무팀에서는 신규 부서의 단위업무 코드를 생성하여야 한다.
④ 단위업무 코드가 생성되면 관리자는 LDAP에 수신처 등록을 한다.
⑤ 부서이름 변경 등과 같이 부서코드 변경 시 부서의 기록물관리자는 기존 부서의 기록물철을 신규부서 기록물철로 철인계를 할 수 있다.
⑥ 부서코드 변경 시 당해 연도 기록물철은 신규부서로 철인계가 가능하나, 생산현황 보고가 완료된 기록물철은 철인계가 불가능하다.
⑦ 부서코드 변경시 이전부서에서 신규부서로 이용자 이동은 인사발령 공문에 의하여 관리자가 한다.


제10조(서식‧인장 관리)

① 전자문서의 서식‧인장 통제는 사무분장규정에 의거 총무팀이 주관 부서가 되며, 정보전산원에서는 관리‧운영한다.
② 서식에는 전체서식으로 기안양식, 보고서식, 출장신청서, 당직근무일지 등이 있다.
③ 부서별로 부서 서식을 이용할 수 있으며, 부서 서식 이용은 정보전산원에 전자문서로 요청하여야 한다.
④ 관리자는 서식을 작성하고 관리하며, 인장을 등록하고 관리한다.
⑤ 부서장인 등록을 원하는 부서는 부서장 서명을 스캔하여 사진파일로 저장하여 부서관리자가 등록한다. <개정 2017.12.18.>
⑥ 관인 등록을 원하는 부서는 인천대학교 관인관리 규정에 의거하여 전자이미지 관인을 등록 후 부서관리자가 등록한다. <신설 2017.12.18.>


부 칙

이 방침은 발령한 날로부터 시행한다.

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